Gestion de l’association

Conseil d’administration

Le conseil d'administration doit minimalement être formé d’un président(e), un vice-président(e), un secrétaire, un trésorier, 2 ou plus directeurs jusqu’à concurrence de 7 personnes maximum. 

Mandat

Le mandat est de 2 ans pour les membres du conseil d’administration.

Nomination du CA

Le CA est choisi une fois par année lors de l’assemblée générale annuelle. Les membres sont choisis respectivement par les membres de l’assemblée par vote de proposition.  Seuls les membres actifs ont droit de vote. Les rôles de président(e), vice-président(e), secrétaire et trésorier(ère) sont nommés au sein du CA seulement, après l’AGA. Pour pouvoir siéger sur le conseil d’administration, il faut que le/la participant/e (ou parent d’un participant/e ou conjoint/e) ait participé à au moins 1 saison. .

Responsabilité

Le CEWRS ne se tient nullement responsable des accidents pouvant survenir lors d’une compétition. Les membres s'engage à détenir une assurance lorsqu'ils participent à nos évènements.

Cavaliers

Tenue vestimentaire

La tenue vestimentaire de type western est obligatoire (bottes de cowboy, chemise, chapeau ou casque). Les chemises de style Western à manches courtes seront admises. Pour les moins de dix-huit ans (18) le port du casque protecteur est obligatoire peu importe la catégorie. Le  manteau est accepté par dessus la chemise en cas de mauvaise température.

Si le cavalier perd son chapeau, il aura un seul avertissement, et en cas de récidive, le cavalier sera disqualifié à chaque fois subséquente dans la même journée.

Blessures

Le cheval peut être monté par un autre cavalier (membre) en cas d'un imprévu majeur après approbation par un membre du comité. Pas de point, pas de bourse pour le reste de la journée.

 

C’est seulement sous présentation d’un papier signé d’un médecin avant ou après la compétition qu’il pourra y avoir remboursement pour les classes n’ayant pu être faites .

Montures

Nombre de participations

Un cheval pourra passer une seule fois par jeu par catégorie seulement, sauf pour la classe débutant ou il peut être partagé dans la même famille; 

Test Coggins et vaccins

Le test Coggins et les vaccins ne sont plus obligatoires pour participer aux compétitions. Cependant, ils sont recommandés.

Blessures

Si le cheval se blesse, il peut être remplacé par un autre cheval (ne passe pas déjà dans la catégorie). Pas de point, pas de bourse pour le reste de la journée.

Aucun remboursement sur aucune classe de la journée ne sera fait dès que les inscriptions sont fermées, sauf sous présentation d’un papier signé du vétérinaire avant ou après la compétition. Sous cette condition seulement il pourra y avoir remboursement des classes n’ayant pu être faites. 

Équipements

En cas de perte d’équipement, le cavalier ne doit pas demeurer dans le manège. Le juge ou le maître de piste lui remettra l’article perdu sur le côté du manège. Tout ceci évitera des pertes de temps. 

Une reprise de parcours ne sera pas permise suite à un bris d’équipement du cheval ou du cavalier. 

Brutalité

Aucune brutalité n'est acceptée envers les montures. Le comité se réserve le droit de disqualifier pour la journée et si nécessaire pour la fin de semaine.

Carte de membre

La carte de membre est valide pour une année du 1er janvier au 31 décembre. Pour participer aux compétitions, dans n’importe quelle classe, il faut être membre du club. Voici les différents tarifs pour être membre :

• Membre individuel : 40$/année

• Membre familial : 60$/année (les membres de la famille doivent demeurer à la même adresse civique et les enfants doivent avoir moins de 18 ans pour être admissibles)

• Membre journalier : 20$/jour

• Membre de fin de semaine : 25$/fin de semaine

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Secrétariat

Les inscriptions se font par le biais de la plateforme internet Équi-go selon une plage horaire déterminée par le/la responsable. Il n’y a aucune modification ou inscription qui peut être faite après la fin des inscriptions, ni le jour même à l'exception de la classe d'exhibition. Dans ce cas, un frais de 20$/jour sera ajouté au prix de la classe régulière.

Il y a un frais de secrétariat de 10$ par cheval par jour, à l’exception des débutants et de ceux qui participent seulement aux exhibitions.

Description des classes 

Exhibitions de barils 

La classe exhibition de barils est ouverte à tous ceux qui ont une carte de membres. Aucune bourse n’est allouée pour cette catégorie. Il y aura un maximum de 50 exhibitions possible. C’est un maximum de 2 exhibitions par cheval, sauf s’il reste du temps. C’est à la discrétion de l’association.

Classe débutants : 

Catégorie réservée seulement aux 17 ans et moins en date du 1er janvier de l’année en cours. Le coût est de 15$ et permet de participer aux jeux suivants, si désiré : barils, slalom, drapeau, entre-deux et aller-retour. Les bourses sont fixes et seront attribuées aux 3 premières positions dans chaque jeu à raison de 10$, 9$ et 8$ pour la classe 1D, de 7$, 5$ et 3$ pour la classe 2D et il y aura des reconnaissances non pécuniaires pour la classe 3D, plus argent ajouté s’il y en a. Le port de la bombe est obligatoire pour les participants de ces classes.  Un cavalier ne pourra pas s’inscrire à la fois dans la catégorie débutant et dans la catégorie 2D, 3D avec la même monture (par exemple, baril débutant et baril 3D), mais peuvent faire les jeux de tours.

Classe exhibitions :

Cette classe est au coût de 25$ et permet de participer aux jeux suivants si désiré : barils, slalom, drapeau, entre-deux, aller-retour, tour de ring, sauvetage et relais. Cette classe ne permet pas de gagner de bourses ni de participer au classement, c’est seulement à titre de pratique.

Classes régulières : 

Voici un tableau résumé des classes régulières

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- Les bourses seront calculées en pourcentage par rapport au nombre d’inscriptions dans la classe. Le nombre de participants payés par division dépend du nombre d’inscriptions dans ce jeu. Voir le tableau détaillé disponible sur demande. On ne peut pas payer plus de bourses que le nombre de participants moins 1.

- Argent ajouté en bourses : les promoteurs peuvent ajouter de l’argent en bourses et la répartition entre les classes est à leur choix. L’association doit en être informée au moins 1 semaine avant la compétition. 

Slalom 

Pour le slalom, le cavalier peut terminer son parcours, même s'il est disqualifié par le juge durant celle-ci, auquel cas, un coup de sifflet sera donné.

Aller-retour

Pôles au bout du ring pour l’aller-retour

Relais 

Les points du relais sont cumulés par cavalier/cheval et non par quatuor. Donc il aura deux prix de fin d’année de moins à moins que l’équipe ait le même nombre de points et soit gagnante.  Le taux de participation reste de 50% +1.

Déroulement des compétitions

- Les compétitions auront lieu beau temps, mauvais  temps, sauf si le comité organisateur juge que cela pourrait être dangereux.

- Pour des raisons de sécurité, lors du réchauffement : les barils seront strictement interdits; 

- Avant le début de la compétition, il y aura des exhibitions de barils au coût de 7.50$ / run pour un maximum de 1 min par exhibition. Les exhibitions peuvent être retirées de l’horaire de compétition s’il manque de temps.

Voici l’ordre des classes pour les jeux de centre: 

- Classes débutants

- Classes 2D ou 3D

- Classes exhibitions (pas de classement)

Pour les jeux de tour, il n’y a pas de débutants, mais il y a la possibilité de faire des exhibitions. 
 

Voici l’ordre des jeux pour une compétition normale :

• Barils 3D

• Slalom 3D

• Sauvetage 

• Drapeau 2D

• Entre-deux 2D

• Tour de ring 2D

• Aller-retour

• Relais

Grand prix barils 4D (samedi seulement)

- Les bénévoles peuvent décider de faire une pause de 15 minutes au milieu de la journée de compétition.

- Il y aura une période de réchauffement de 15 minutes avant le Grand Prix de barils 4D du samedi.

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Règlements à l'intérieur du manège

Particularités propres au CEWRS :

- Quand le cheval fait tomber un obstacle, il est disqualifié et a la possibilité de terminer son patron à la suite du coup de sifflet du juge. Lorsqu’un cavalier fait tomber un baril, lors de la classe baril, le cavalier est automatiquement disqualifié, mais il pourra continuer son jeu. Le juge ne sifflera pas, mais à la fin l’annonceur mentionne qu’il est disqualifié.

- Le cavalier doit attendre le signal sonore du juge pour entrer dans le manège sous peine de disqualification.

- Lorsqu’il y a une erreur dans la disposition des obstacles du parcours et que nous le réalisons avant les 5 premiers participants, nous replaçons le jeu et recommençons les 5 premiers, conformément au règlement inhérent à l’erreur de chronomètre.

Autre cadre réglementant les activités équestres dans le manège :

Autre que les spécificités susmentionnées, le règlement propre aux activités équestres de gymkhana figurant dans le guide de Cheval Québec seront applicables. L'objectif sous-jacent étant d'uniformiser les pratiques des juges à l'intérieur du manège et de faire preuve d'impartialité lors de l'encadrement des performances des cavaliers de l'association.

Tracteur

Par défaut, le tracteur passera de façon égale selon le nombre de cavalier dans chaque classe à concurrence de 10 cavaliers maximum par intervalle., à l’exception du relais ou il est passé aux 5 équipes. Si le comité juge que la surface nécessite d’être refaite plus régulièrement, il peut décider de le faire avant le début de la compétition.

Points 

 Les points sont attribués à l’équipe cavalier/cheval selon la grille suivante :

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Cumulatifs de fin de saison

 

​Pour avoir des prix cumulatifs de fin d’année, les compétiteurs doivent avoir participé à 50% + 1 des compétitions. En cas de points cumulatifs égaux entre 2 équipes, l’équipe avec le plus de 1ères positions gagnera sur l’autre, ou le plus de 2èmes positions, et ainsi de suite. Si les 2 équipes ont exactement le même nombre de chaque position, ce sera le cumulatif des bourses qui décidera de la première et la 2e position. Pour le tour de ring, il y aura un champion et un réserve 1D, ainsi qu’un champion 2D, mais pas de réserve 2D. Pour pouvoir gagner un prix de fin de saison: minimum 10 pts cumulatifs pour classes régulières, 5pts minimum GP barils 4D, pas de minimum cumulatif débutant.

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Répartition des bourses et des points

 

Classes régulières :

Aucun ajustement de temps ou de points ne sera effectué, sous aucune considération, dans les classes régulières. Ceci implique qu'un cavalier se classant seul dans une classe D récupère les points de sa position et l'entièreté des bourses qui seraient normalement attribués pour ce D en particulier. Si par exemple, une personne se retrouve seul dans le 1D, celle-ci ramassera les points de la première position, mais elle ramassera les bourses de la première, de la deuxième et de la troisième. 

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Comme mentionné plus haut, le cavalier doit toutefois respecter la participation du 50%+1 si celui-ci veut se classer en fin de saison. 

 

Débutants :

Lorsqu’un seul cavalier se classe dans la division 1D, et qu’aucun autre cavalier ne parvient à se classer dans cette même division, un réajustement des temps sera effectué. Pour procéder à ce réajustement, le temps du cavalier classé sera modifié en utilisant le temps du cavalier suivant dans la hiérarchie, avec une réduction de 0,001 seconde. L’objectif de cette méthode est de garantir que le temps ainsi enregistré dans le système Équi-GO n’entraîne pas le déclassement de l’ensemble des autres participants. Advenant qu'une position de classement demeure vacante malgré cet ajustement, la bourse inhérente à la position en question se verra retournée dans les coffres de l'association afin d'être investie sous une autre forme ultérieurement.

Promoteurs

 Le coût chargé aux promoteurs particuliers membres du CEWRS pour 2 jours de compétitions est de 250$. Pour une journée, le coût est de 200$. 

Pour les promoteurs qui sont des festivals ou autres, le coût est de 350$/jour.

Aucun frais de stationnement pour les promoteurs particuliers.

Le début des exhibitions de barils sont à la discrétion du comité exécutif en fonction du nombre d'inscriptions, soit 10h ou 11h. Les jeux des classes débutants et régulières débuteront immédiatement après les exhibitions. L'heure de début des exhibitions sera communiquée aux membres lors de la publication des ordres de passage sur Équi-Go et la période d'échauffement aura lieu avant la période inhérente aux exhibitions.

Politique de prévention du harcèlement et de l'intimidation

1) Objectifs 

 

La présente politique a pour objectif d’affirmer l’engagement du Club Équestre Western de la Rive-Sud (CEWRS) à prévenir et à faire cesser toute situation de harcèlement psychologique ou sexuel, ainsi que d’intimidation au sein de son association. Elle vise également à établir les principes d’intervention qui sont appliqués dans l’association lorsqu’une telle situation pour harcèlement est objectivée ou portée à son attention par un membre du comité exécutif, l’un de ses membres, ou l’un des spectateurs se trouvant sur le site d’un des événements dont il a la responsabilité.

 

2) Portée

La présente politique s’applique à l’ensemble des membres et participants de l’association, et à tous les niveaux hiérarchiques, notamment dans les lieux et contextes suivants : 
- Les espaces de travail de l’association;
- Les aires de restauration et d’amusement offerts et gérés par les promoteurs;
- Tout autre endroit où les personnes doivent se trouver dans le cadre de leurs fonctions (ex. : réunions, formations, déplacements, activités sociales organisées par l’association);
- Les communications par tout moyen, technologique ou autre.

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3) Définitions

Le harcèlement psychologique est défini comme suit : 
« Une conduite vexatoire se manifestant soit par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, qui sont hostiles ou non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique ou physique du salarié et qui entraîne, pour celui-ci, un milieu de travail néfaste. Pour plus de précision, le harcèlement psychologique comprend une telle conduite lorsqu’elle se manifeste par de telles paroles, de tels actes ou de tels gestes à caractère sexuel. 
Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu pour le salarié. »

La définition inclut le harcèlement discriminatoire lié à un des motifs prévus à la Charte des droits et libertés de la personne.

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Les comportements associés à l’intimidation se définissent, quant à eux, comme étant une forme de violence interpersonnelle, souvent répétée et délibérée, caractérisée par un rapport de force inégal (domination). Elle inclut des paroles, gestes ou comportements visant à blesser, humilier, exclure ou menacer une personne, que ce soit directement ou via des moyens technologiques (cyberintimidation).

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4) Énoncé de politique

Le Club Équestre Western de la Rive-Sud ne tolère ni n’admet aucune forme de harcèlement psychologique, sexuel ou d’intimidation au sein de l’association, que ce soit : 

- Par des membres du comité exécutifs envers des membres, des bénévoles, des spectateurs, etc.;
- Entre des membres;
- Par des membres envers les membres du comité exécutif;
- De la part de toute personne qui lui est associée : représentant, commanditaire, fournisseur, visiteur ou autre. 

 

Tout comportement lié à du harcèlement ou de l’intimidation peut entraîner l’imposition de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la disqualification pour toute la durée de la saison 2026. 

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Le Club Équestre Western de la Rive-Sud s’engage à prendre les moyens raisonnables pour :
- Offrir un milieu de compétition et d’activités sociales exempt de toute forme de harcèlement et d’intimidation afin de protéger la dignité ainsi que l’intégrité psychologique et physique des personnes; 
- Diffuser la politique de manière à la rendre accessible à l’ensemble de ses membres, par  affichage sur son site web.
- Prévenir ou, selon le cas, faire cesser les situations de harcèlement en :
- Mettant en place une procédure de traitement des plaintes et des signalements liés à des situations de harcèlement psychologique, sexuel, ou d'intimidation;
- Veillant à la compréhension et au respect de la politique par toutes les personnes, 
- Faisant la promotion du respect entre les individus,
- Faisant des rencontres individuelles lorsque nécessaire lors de l’occurrence d’une situation pouvant référer aux comportements de harcèlement ou d’intimidation tels que définis plus haut. 

5) Attentes envers les membres

Il appartient à tous les membres d’adopter un comportement favorisant le maintien d’un milieu exempt de harcèlement psychologique, sexuel ou d’intimidation. 

6) Traitement des plaintes et signalements

Lorsque cela est possible, la personne qui croit subir du harcèlement psychologique, sexuel ou de l’intimidation devrait d’abord informer la personne concernée que son comportement est indésirable et que celle-ci doit y mettre fin. Elle devrait également noter la date et les détails des incidents ainsi que les démarches qu’elle a effectuées pour tenter de régler la situation.

Si cette première intervention n’est pas souhaitée ou si le harcèlement ou l’intimidation se poursuit, la personne devrait signaler la situation à l’une des personnes responsables désignées par l’association afin que soient identifiés les comportements problématiques et les moyens requis. 

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Une plainte peut être formulée verbalement ou par écrit. Les comportements reprochés et les détails des incidents doivent être décrits avec autant de précision que possible, pour qu’une intervention puisse être réalisée rapidement pour faire cesser la situation. 

Les personnes responsables désignées par l’association sont les suivantes : 

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Jessica Leroux, présidente
Steve Bruneau, vice-président
Communication par courriel via l’adresse suivante : cewrs2011@gmail.com 
Communication via Facebook via le Messenger de l’association du CEWRS
En présentiel lors d’un événement organisé par l’association

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La personne qui est témoin d’une situation de harcèlement ou d’intimidation est aussi invitée à le signaler à l’une des personnes responsables mentionnées ci-dessus.

7) Principes d'intervention

Le Club Équestre Western de la Rive-Sud s’engage à :

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- Prendre en charge la plainte ou le signalement dans les plus brefs délais;
- Préserver la dignité et la vie privée des personnes concernées, c’est-à-dire de la personne qui a fait la plainte, de la personne qui en fait  l’objet et des témoins; 
- Veiller à ce que toutes les personnes concernées soient traitées avec humanité, équité et objectivité et à ce qu’un soutien adéquat leur soit offert; 
- Protéger la confidentialité du processus d’intervention, notamment des renseignements relatifs à la plainte ou au signalement; 
- Offrir aux personnes concernées de tenir, avec leur accord, une rencontre avec elles en vue de régler la situation;
- Mener, au besoin, une enquête sans tarder et de façon objective. Les personnes concernées seront informées de la conclusion de cette démarche. Si l’enquête ne permet pas d’établir qu’il y a eu des comportements inacceptables, toutes les preuves matérielles seront conservées pendant deux ans et détruites par la suite; 
- Prendre toutes les mesures raisonnables pour régler la situation, y compris notamment les mesures disciplinaires appropriées tel que des avis verbaux et écrits menant à une possible suspension.

Toute personne qui commet un manquement à la politique de prévention du harcèlement et d’intimidation, fera l’objet de mesures disciplinaires appropriées. Le choix de la mesure applicable tiendra compte de la gravité et des conséquences du ou des gestes ainsi que du dossier antérieur de la personne qui les a posés. 

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La personne qui déposerait des accusations mensongères dans le but de nuire est également passible de mesures disciplinaires appropriées.  

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Dans le cadre du traitement et du règlement d’une situation ayant trait à du harcèlement ou de l’intimidation, nul ne doit subir de préjudice ou faire l’objet de représailles de la part de l’association. 

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8) Mesures disciplinaires 

Advenant, suite à l’enquête diligente dont nous avons fourni le détail et la définition, qu’il y ait les preuves suffisantes pour déterminer la véracité des allégations de harcèlement ou d’intimidation, la chronologie des mesures disciplinaires qui seront appliquées par le Club Équestre Western de la Rive-Sud vont comme suit : 

 

1. Avis disciplinaire écrit suite à une rencontre en présence d’au moins deux (2) membres du comité exécutif. Ledit avis disciplinaire devra être signé par tous les partis et sera versé au dossier de la personne interpellée par l’avis en question;

2. Disqualification pour toute la durée de l’événement présent ou subséquent, selon le moment auquel la situation pour laquelle la plainte a été déposée et examinée auprès et par les personnes ressources susmentionnées ou toute personne incarnant l’application de la présente politique de prévention, à savoir les membres du comité exécutif de l’association. La disqualification fera l’objet d’un avis écrit, lequel sera signé d’au moins (2) membres du comité exécutif, ainsi que l’interpellé, et sera versé au dossier de la personne visée par l’avis en question;

3. Disqualification pour toute la durée de la saison 2026 résiduelle, selon le moment auquel la situation pour laquelle la plainte a été déposée et examinée auprès et par les personnes ressources susmentionnées ou toute personne incarnant l’application de la présente politique de prévention, à savoir les membres du comité exécutif de l’association. La disqualification fera l’objet d’un avis écrit, lequel sera signé d’au moins (2) membres du comité exécutif, ainsi que l’interpellé, et sera versé au dossier de la personne visée par l’avis en question. La personne visée par cette mesure pourra réintégrer l’association suite à l’examen de son dossier par le comité exécutif et les membres de l‘Association Équestre Western de la Rive-Sud lors de l’Assemblée générale annuelle subséquente.